Planungs-Guide 2026
Tagung planen leicht gemacht
Der ultimative Guide für produktive Offsites & Seminare
Lesezeit
|
Wer die Aufgabe bekommt, die nächste Jahrestagung, ein Vertriebs-Kick-off oder ein Strategie-Offsite zu organisieren, steht oft vor einem Berg an Fragen. Das Budget ist fix, die Erwartungen der Geschäftsführung sind hoch und die Teilnehmer sind kritisch.
Das Problem bei vielen Veranstaltungen: Es wird viel Zeit in die Logistik gesteckt (Wer schläft wo?), aber zu wenig in die Dramaturgie. Das Ergebnis sind oft „PowerPoint-Schlachten“ in stickigen Räumen, gefolgt vom kollektiven „Suppenkoma“ nach dem Mittagessen.
Dieser Guide führt Sie Schritt für Schritt durch den Planungsprozess – von der ersten Idee bis zum Applaus am Ende der Veranstaltung.
Phase 1: Zielsetzung & Format
Bevor Sie die erste Location anfragen, müssen Sie das „Warum“ klären. Ein häufiger Fehler ist, erst den Raum zu buchen und dann zu überlegen, was man dort eigentlich machen will.
Definieren Sie das Ziel:
- Wissensvermittlung: Frontalunterricht, klassische Bestuhlung (Parlamentarisch/Reihen), große Leinwand.
- Strategie & Erarbeitung: Workshops, Kleingruppen, flexible Möbel, viel Platz zum Bewegen.
- Teambuilding & Networking: wenige Tische, offene Flächen, Fokus auf das Abendprogramm und die Pausenzonen.
Profi-Tipp: Fragen Sie sich: „Was sollen die Teilnehmer am Tag nach der Veranstaltung anders machen als vorher?“ Die Antwort diktiert Ihr Format.
Die Wahl der Methode
Moderne Tagungen leben von Interaktion. Überlegen Sie, ob klassische Vorträge wirklich nötig sind oder ob Formate wie ein World Café (Wechselnde Kleingruppen an Stehtischen) oder ein Barcamp (Teilnehmer bestimmen die Themen) besser passen.
Dafür benötigen Sie Locations, die nicht nur starre Konferenzräume, sondern auch flexible „Breakout-Zones“ oder Foyers anbieten.
Phase 2: Die Location-Wahl
Der Ort Ihrer Tagung ist ein psychologischer Anker. Er signalisiert den Teilnehmern, wie wichtig die Veranstaltung ist.
Faktor 1: Geografische Gerechtigkeit
Wenn Ihr Team aus ganz Deutschland anreist, ist die Standortwahl politisch. Ein Ort im Süden benachteiligt die Hamburger, ein Ort im Westen nervt die Berliner.
- Die Lösung: Suchen Sie die geografische Mitte. Standorte in Sachsen-Anhalt (z. B. in der Region Halberstadt/Magdeburg) sind oft von überall aus in 2–4 Stunden erreichbar. Das spart nicht nur Reisebudget, sondern auch wertvolle Arbeitszeit der Teilnehmer.
Faktor 2: „Rauskommen“ vs. „Ablenkung“
Tagen in der Großstadt hat Vorteile, aber auch Risiken: Am Abend verschwindet das Team in alle Himmelsrichtungen.
- Die Empfehlung: Wählen Sie Locations im Grünen oder am Stadtrand (z.B. an Parks oder Landschaftsschutzgebieten). Die Natur – der sogenannte „Greenspace-Effekt“ – senkt nachweislich das Stressniveau und fördert die Konzentration. Zudem bleibt die Gruppe abends eher zusammen, was den informellen Austausch fördert.
Phase 3: Der Raum & die Ausstattung
Ein schlechter Raum kann die beste Agenda ruinieren. Achten Sie bei der Besichtigung oder Anfrage penibel auf diese Punkte:
- Sichtachsen: Gibt es Säulen im Raum? Ein „No-Go“ für Präsentationen. Achten Sie auf pfeilerfreie Räume.
- Licht & Luft: Nach zwei Stunden in einem Raum ohne Tageslicht sinkt die kognitive Leistung rapide. Fenster, die sich öffnen lassen, oder eine sehr gute Lüftungsanlage sind Pflicht.
- Akustik: Hallt der Raum? In modernen Gebäuden mit viel Glas und Beton versteht man ohne Teppiche oder Akustikelemente oft sein eigenes Wort nicht.
- Hybrid-Fähigkeit: Auch wenn alle vor Ort sind, muss oft kurzfristig jemand zugeschaltet werden. Fragen Sie nicht nur „Haben Sie WLAN?“, sondern auch „Haben Sie dedizierte Bandbreite für Videokonferenzen und Plug-and-Play-Technik?“
Phase 4: Energie-Management
Hier entscheidet sich oft die Stimmung. Essen auf Tagungen hat eine Funktion: Es soll Energie liefern, nicht narkotisieren.
Das Food-Koma
Der Klassiker: Schnitzel mit Pommes oder schwere Sahnesaucen zum Mittagessen. Ab 14:00 Uhr kämpft der halbe Saal gegen den Schlaf.
- Besser: Setzen Sie auf „Brainfood“. Das bedeutet: viel Gemüse, Fisch, Nüsse und leichte Kohlenhydrate.
- Allergien & Trends: Ein modernes Buffet muss heute zwingend gute vegetarische und vegane Optionen bieten. Nicht als Beilage, sondern als gleichwertiges Gericht. Fragen Sie den Veranstalter explizit danach.
Pausengestaltung: Active Breaks
Kaffee allein reicht nicht. Planen Sie „Active Breaks“ ein. Das kann ein 15-minütiger Spaziergang an der frischen Luft oder eine kurze Mobilisierungsübung sein.
- Idee: Manche spezialisierten Hotels bieten hierfür besondere Infrastruktur an, von der kurzen Nutzung einer Sportanlage bis hin zu exotischen Wachmachern wie Kältekammern, die den Kreislauf sofort hochfahren.
Phase 5: Rahmenprogramm & Teambuilding (Der Klebstoff)
Das Ziel eines Offsites ist oft, das „Wir-Gefühl“ zu stärken. Doch Vorsicht vor Zwangsbespaßung.
Bloß keine „Namensspiele“
Erwachsene Mitarbeiter möchten nicht wie Schulkinder behandelt werden. Gute Teambuilding-Maßnahmen basieren auf gemeinsamen Erlebnissen, die eine echte Herausforderung oder echten Spaß bieten.
- Action-Beispiele: Gemeinsam etwas bauen oder lösen (Escape Rooms), physische Aktivität (z. B. Bogenschießen, Wandern) oder ungewöhnliche Aufgaben (z.B. ein altes Auto gemeinsam zerlegen).
- Der Abend: Planen Sie den Ausklang nicht zu steif. Eine Bar mit lockerer Atmosphäre ist oft besser als ein festes 5-Gänge-Menü, bei dem man drei Stunden neben demselben Kollegen sitzen muss.
Fazit: Checkliste für Ihre Planung
Gute Planung bedeutet, Risiken zu minimieren. Wenn Sie diese Punkte abhaken, steht einer erfolgreichen Tagung nichts im Weg:
- Format: Ziel definiert und Raumgröße passend zur Methode gewählt?
- Lage: Ist der Ort für alle Teilnehmer fair erreichbar (zentrale Lage)?
- Technik: Ist die Bandbreite für Hybrid-Optionen gesichert?
- Verpflegung: Ist das Mittagessen leicht („Brainfood“) und sind Allergiker bedacht?
- Vertrag: Sind die Stornobedingungen klar und die Preise transparent (Pauschalen)?
Ein Partner, der mitdenkt
Planung ist komplex. Es hilft, mit Locations zu arbeiten, die auf Geschäftskunden spezialisiert sind und diese Checklisten quasi „eingebaut“ haben.
Das K6 Seminarhotel in Halberstadt hat sich genau darauf ausgerichtet: Mit seiner zentralen Lage in Deutschland, 19 flexiblen Räumen und einem klaren Fokus auf die Verbindung von Tagung und Sport/Gesundheit bietet es den idealen Rahmen für produktive Offsites.
Ob Sie eine Kältekammer gegen das Mittagstief brauchen, veganes Brainfood wünschen oder einfach nur pfeilerfreie Räume mit Tageslicht suchen. Wir unterstützen Sie bei der Konzeption.